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供应商准入特别低效？准入过程三大难题如何克服？

时间 :2023-08-08 17:43:50   来源 : 软服之家


【资料图】

一些企业已经意识到，其新供应商的准入特别低效。这一过程因为有众多参与者和活动环节，经常会出现延误的情况。在深入探讨之前，我们先快速回顾一下什么是供应商准入，以及目前大多数企业是如何处理的。什么是供应商准入？供应商准入是收集和分析供应商信息的过程，以便在企业的系统中注册该供应商，安全地从他们那里采购商品，并确保合规性。这一过程是采购的特有流程。

供应商准入流程步骤第一步通常情况下，供应商准入是在申请者的采购订单已开立、已获得批准加入新供应商后才开始的。这一内部审批流程有时涉及申请者的直接经理，有时也涉及采购经理。管理者应评估任何潜在风险。第二步批准供应商加入后，供应商就可以正式入驻企业的系统资料库了。为此，供应商要填写一份供应商准入信息表，其中包括一般信息（公司名称和地址等）、供应商在公司的联系人信息（包括主要联系人、财务等详细联系方式）以及财务信息（默认货币、银行账户详情等）。第三步供应商提交这些信息后，企业财务团队的成员必须确保数据完整。当供应商的所有资料正确填写完毕，财务团队再将信息手动输入企业的系统。这是一个极易出错的过程，通常也比较耗时。完成之后，供应商就正式准入了。供应商准入的三大难题了解过供应商准入的大致步骤，接下来研究一下企业在加入新供应商时最常面临的难题。1、员工不知道企业目前与哪些供应商合作如果企业在同一服务或产品上有太多的准入供应商，而这项服务或产品没有对企业产生多少价值时，很明显，这其中有大部分供应商是多余的。也可以说，这是 “重复供应商”。加入重复的供应商不仅浪费时间，而且很可能导致最终支付的费用更多。与供应商建立良好的关系，可以更好地协商付款条件。如果不与已经熟悉的可靠供应商合作，最终可能会令你付出高昂的代价。员工不知道企业与哪些供应商合作有几个原因。首先，这些信息存在于两个不同的地方：● 企业的内部系统，而绝大多数员工都无法访问该系统；● 由不同部门不同员工管理的各种电子表格，这些电子表格往往已经过时。因此，员工不知道从哪里获取最新的供应商信息。如果没有一种简便的方法让员工查看公司与哪些供应商合作，他们只会继续寻找并要求加入新的同类供应商。2、只有业务负责人与供应商有直接的沟通渠道在涉及供应商和财务团队成员的流程中，供应商的业务负责人往往是中间的传声筒。当财务部门发现供应商需要解决的问题（例如供应商准入表格）时，这种沟通链的效率非常低。虽然财务部门和供应商直接合作会更有效率，但开放这种沟通渠道也存在问题。当财务团队收到大量与供应商反馈问题相关的电子邮件时，这个直接沟通的渠道很快会让财务团队不堪重负。3、供应商准入流程缺乏透明度一方面，对企业目前与哪些供应商建立了合作的了解有限，另一方面还有透明度问题，涉及供应商准入的整体流程，以及其中包含的各种 “子流程”。事实上，这些流程发生在孤立的系统中，严重限制了相关各方的参与。它使利益相关者无法轻松了解流程的进度或与谁相关，也使员工无法为即将发生的事情做好准备，无法正确安排基本任务的优先次序。克服供应商准入挑战供应商准入是企业为继续运营而必须管理的重要流程。但如今，大多数企业还在使用过时的供应商准入方法，其中包括沟通链断裂、不必要的延误和容易出错的手工任务。现代供应商管理软件8Manage SRM能帮助企业克服依赖孤立系统进行供应商准入等综合流程所带来的挑战。8Manage SRM为整个供应商生命周期提供自动化工作流程，包括供应商自行注册、资格认证、分类、准入、持续管理和战略关系管理。● 创建实时的供应商数据库，全面收集供应商数据；● 供应商可自助更新他们的产品与服务信息；● 根据多项相关指标来选择及细分供应商；● 自动采集所有的沟通与交易信息，供实时查找与分析；● 衡量和分析供应商在整个合同期内的绩效，遏制风险；● 工作流程自动化，减少人工干预并提高响应时间。使用8Manage SRM，企业可以将供应商准入转变为一个现代化、更高效的供应流程，减轻员工和供应商的负担。这种现代化的采购和供应商准入方法使每个利益相关者都能轻松了解流程的情况以及谁负责完成下一步。最为关键的是，8Manage SRM可与企业其他已有系统无缝对接，因此所有供应商数据可以实现同步更新并轻松跟踪。 无论是新供应商准入、还是维护与现有供应商间的健康业务关系，在8Manage SRM供应商管理软件的帮助下，企业都能有效提高流程透明度、轻松减少人为错误并降低与供应商合作的风险。

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